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何気ない記録

なんとなく自分の意見を書き記すときにつかいます。つまり不定期更新です。

データはAccess、フォーマットはWordで

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな? - Excel 職人のつぶやき

むしろ、AccessとWord差し込み印刷の普及しなさっぷりに個人的には悲しみを覚える。あれだけで、大抵の小規模な発送業務は自動化できるんだが。導入コストの差はあれど加工も含めデータはAccess印刷はWordはなかなかいいよ

 

まぁ、エクセルはデータベースでは有りませんという突っ込みはその通りとして、印刷プラットフォームとしてのエクセルは結構限界があるようにも思えます。

まぁ、社内で、且つ、環境が不変であるすると問題は無いかもだけど。

 

それはそれとして、記事のようなデータの管理と加工というケースは、選任のIT担当者がいないような事務所でも普通に発生します。

 

多少お金がある会社であれば、コンサルタントやシステム会社に単発で支援をお願いする所ですが、どこの会社でもそうできるわけではないですよね。

なので、必要最小限というレベルで考えると、エクセル一本での管理というのは、まぁ、仕方ないのかなとも思います。

 

その一方で、多少データの扱いが高度化してくると、現実的にエクセルちゃんでは限界が生じます。

そもそも集計であったりなんだりが件数によって糞遅くなるとかいろいろ課題もありますし、長期的にメンテナンスするならば、データの管理はアクセスの方がおすすめです。

 

その場合、ネックになるのはおそらく印刷かと思います。

 

アクセスでも簡単なレポーティングツールを使い、帳票であったりハガキ印刷のようなものであったりと何でも対応は可能なのですが、如何せん実行にアクセスライセンスが必要になるのがネックです。

 

また、アクセスの操作を誰でもなれていけるものでもないので、フォーマットの修正や項目の変更等に対応するのが地味に面倒であるのも事実です。

 

なので、印刷部分は多少癖はあるとおもうでしょうが、ワードに任せてしまいましょう。

 

ワードの組み込み印刷機能を使い、アクセス側のデータを読み出します、すると、ワード側では印刷部分の設定については学習する必要はありますが、特別、データベースの知識等は無くても遣って行けます。

 

社内の発送業務(請求書、各種書面、年末・年始等挨拶等)を派遣社員の方やアルバイトスタッフに託している場合は、特にハードルの低い方法で実装しておけば、業務の引き継ぎや立ち上げも楽ですしね。

 

ただ、この方法でも入力部分の課題が少し残ってしまいます。

 

記事のような方法でフォーム化してしまうのでもいいのですが、データ登録担当者が一人ではなく、例えば、事務所の5人である場合等は地味にコストもかかります。

 

そういう場合は、入力データの部分だけエクセルに切り出して、アクセス側に取り込む仕組みを作ってしまいましょう。

 

複数人でデータの登録を行う場合は、どうしてもデータの不正合が生じる事が多いです。

 

それは入力ルールであったり、操作ミスであったりと要因は様々ですが、基本的に、人間のやることであって、さらにはそれが複数で行っているとなおさらです。

 

そういう部分も、ITエンジニアがいれば複雑な事が可能ですが、そういったスタッフがいない場合は、エクセルからのインポート処理部分だけきっちり作って、基本イレギュラーデータは弾いてしまえば、いいのです。

 

というか、アクセスのインポートは基本でもインポートエラーログがでますから、基本はその機能のみで問題有りません。

 

あとは、一時的に取り込んだデータを作業テーブル上に保存し、取り込み後のデータのクレンジング作業(ゴミの除去であったり、整合性の確認であったり)を行い、本登録を行うような流れです。

 

文章でみるとかなり面倒なように思えますが、この内容は、おそらく10日でわかるアクセス的な市販の本で十分学べる範囲ですし、その後のメンテナンスも専門のエンジニアに委託しなくても可能なレベルの実装にできますのでおすすめです。

 

まぁ、業務コンサルタントの仕事の半分ぐらいは、こういった社内に点在する業務の効率化や正規化なわけですが、何でも複雑なプログラムを書いて対応するというのはやめましょう。

 

一年後、二年後と動くわけですし、その後、そのツールを誰がメンテするか不定なわけですから、その社内で対応できるレベルの実装にとどめるべきで、自分のスキルを見せつける場所ではないですからね。

 

この辺の話は、負の遺産と化した、過去に外部発注して作成されたVBプログラムのリプレイス等でさんざん対応したわけですが…。

 

そんな感じです。