何気ない記録

なんとなく自分の意見を書き記すときにつかいます。つまり不定期更新です。

経理に罪はない

 

多根清史さんのツイート: "請求書はPDFでいいというのでメールしてみたら「捺印してください」と。PDFに捺印ってどうすれば…と聞くと「印刷してからハンコ押して写真で取り込んでPDF化し

勘違いしすぎ。これは元々請求書の発行から支払までのサイクルを短縮する事の為に始まってる。経理はそもそもPDFで受け取るという慣習はない。大抵は間の担当者が処理が間に合わないとかそういう理由で経理は関係ない

 

勘違いも甚だしいと思うが。

 

大抵の場合、経理担当部署は原本でしか受け取らないのだが。

で、昨今は企業間の取引だけでなく、個人との取引も増えていて、所謂サイト60やサイト90といった支払サイトの概念と実務のギャップも膨らんでいる。

 

さらに言えば、特にWeb系の発注・支払などは、請求書の受領や納品、支払時の源泉徴収の対応など、経理経理を支援する事務所の間での確認も含め、相当昔と比べると大変になっており。

 

お金の支払も含む管理系の事務に関わればわかるのですが、例えば「Webデザイン」と呼ばれる業務と発注では、相手が個人の場合は源泉徴収が行われます。

で、その場合、請求額が確定後にそういった処理を行うわけですが、担当者レベルではこの程度の知識が無いことも多い。

結局、社内の支払稟議を回す際に勝手に源泉分の処理も考慮せず、処理するよう無知な担当者が増えている上、個人相手なんでという理由でサイトも採用せずに月末払いで、のような事もする人もおり、結局、請求書の発行日が締め日に間に合わない、請求書記載の支払日が企業の締めと合わない、源泉徴収分と非徴収分の処理が整理されていない、よって、支払額を精査しないと支払えないのに、ギリギリに請求書をまわしてくるような事が多くの企業で乱発されたわけです。

 

その時、比較的多くの会社でとりあえずPDFでおくっていただけませんか?という糞手順が跋扈しました。

これは、請求書を社内で回す際に、事務の時間が上記のような段取りもあり間に合わないので、時間短縮(郵送&社内での確認やネゴの為)に始まったことです。

なので、多くの場合、経理側は振込やクレジットカードの支払等を除けば、請求書の原本がどのみち必要となるので、仮にPDFで事前に届いたとしても原本と差し替える事になります。

 

といか、そもそもそういった帳簿に関わる書類が電子化されたもので対応できるようになったのはここ最近で、それですら条件は比較的厳しいのが実情です。

 

つまり、捺印済みPDFをおくって&その後原本下さいというのは、貴方と貴方の担当者の事務の時間が会社の段取りに合っていないのであって、相手先の経理の事務処理能力とは関係ありません。

 

もしも貴方が企業との取引でも十分に対応可能な支払サイトを設定しているにもかかわらずそういった段取りを強要する担当者とお付き合いしているのであれば、それは貴方がお取引している担当者が無能なので、経理を責めるのではなく、今すぐメールで「お前の無能さに付き合う気は無い」と連絡しましょう。

 

もしも貴方が当月払い、または、下旬発行で翌月末払いという短いサイトでの請求書を発行しているのであれば、単純に月末締め、翌月末払いという支払スケジュールにあわないので、下旬発行、翌々月末ばらいという条件に緩和すれば、相手の担当者もドタバタせずに処理できるでしょう。

 

このあたりは、日本に限らずいろいろな法律や段取りがありますので、短絡的に「事務手間多い、経理無能」と言わないでください。

無知をさらすことになりますので・・・。

 

そんな感じです。